En 2026, el control horario sigue siendo una de las obligaciones laborales más inspeccionadas en España. Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 impuso el registro diario de jornada, la Inspección de Trabajo ha intensificado sus actuaciones y el número de sanciones por incumplimiento no ha dejado de crecer. Pero la normativa no se ha detenido: la Agencia Española de Protección de Datos ha acotado el uso de la biometría, el Plan Estratégico de la ITSS 2025-2027 incorpora inteligencia artificial para cruzar datos, y hay un borrador de reglamento en tramitación que exigirá registros digitales con trazabilidad completa. Este artículo recorre la normativa vigente punto por punto, sin especulaciones.
La base: el RDL 8/2019 y el artículo 34.9 del ET
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE nº 61, 12 de marzo de 2019), introdujo el artículo 34.9 en el Estatuto de los Trabajadores. Su mandato es claro: "La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y fin de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo." Los registros deben conservarse cuatro años y estar accesibles para la Inspección de Trabajo, los trabajadores y sus representantes legales. No hay excepciones por tamaño de empresa, sector ni modalidad de trabajo.
Qué exige la ley exactamente
La normativa no impone un formato concreto: papel, Excel o sistema digital son válidos siempre que el registro sea completo y conservable. Lo que sí exige con rotundidad es que el dato nazca en el momento en que ocurre —no reconstruido a posteriori— y que quede accesible. El Criterio Técnico de la ITSS nº 101/2019, publicado el 10 de junio de 2019, precisa cómo actuará la inspección: comprobará que los registros son coherentes con la actividad real de la empresa, cruzará los datos con nóminas y cotizaciones a la Seguridad Social, y exigirá que cualquier modificación de un registro quede documentada con auditoría (quién cambió qué, cuándo y por qué). Un sistema sin audit trail es un sistema indefendible ante una inspección.
Lo que viene: el borrador de reglamento de registro digital
En tramitación activa desde otoño de 2025 hay un borrador de Real Decreto que, cuando entre en vigor, elevará el estándar. Los puntos más relevantes: los registros deberán ser digitales e inalterables, con trazabilidad completa de cualquier modificación; deberán estar disponibles de forma remota e inmediata ante un requerimiento de la Inspección; y el sistema deberá poder generar exportables en formato legible. A fecha de publicación de este artículo, el texto aún no tiene fecha definitiva de publicación en el BOE. Emplyx ya cumple hoy con todos estos requisitos: sus registros son inalterables con audit trail completo, el acceso para inspección se puede activar en segundos, y los exportables se generan de forma automática. Si el reglamento se aprueba mañana, los clientes de Emplyx no tendrán que cambiar nada.
Biometría: lo que la AEPD permite y lo que prohíbe
La Agencia Española de Protección de Datos publicó en noviembre de 2023 su "Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos". El mensaje es inequívoco: la huella dactilar y el reconocimiento facial son datos de categoría especial según el RGPD, lo que obliga a una base jurídica reforzada y a una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) previa. Para la inmensa mayoría de empresas, el uso de biometría para fichar no supera el test de necesidad y proporcionalidad: hay alternativas menos intrusivas (app móvil, QR, NFC) que cumplen igual la obligación sin tratar datos de alto riesgo. Usar biometría sin la base legal adecuada expone a la empresa a sanciones tanto de la ITSS como de la AEPD.
Teletrabajo: el registro también aplica a distancia
La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (BOE 10 de julio de 2021) no exime del control horario. Al contrario, el artículo 14 de esta ley establece que el sistema de registro de jornada debe reflejar fielmente el tiempo de trabajo, también cuando se trabaja desde casa, sin perjuicio de la flexibilidad horaria pactada. La empresa sigue siendo responsable de garantizar que el registro existe, es accesible y cumple los requisitos del ET. Aplicaciones móviles con fichaje remoto, validación de dispositivo o geolocalización opcional son las soluciones más habituales para este escenario.
El derecho a la desconexión digital
El artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) reconoce el derecho de los trabajadores a la desconexión digital fuera del horario laboral, con el fin de garantizar el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones. La empresa debe elaborar una política interna que defina cómo se ejerce este derecho. Aunque no está directamente ligado al registro de jornada, ambos son caras de la misma moneda: un buen sistema de control horario hace visible el tiempo trabajado y, con ello, también evidencia si se está respetando la desconexión. Los inspectores lo tienen en cuenta.
Los representantes de los trabajadores y el acceso a los registros
El artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores garantiza al comité de empresa el derecho a recibir información sobre las condiciones de trabajo, lo que incluye el control de la jornada y las horas extraordinarias. El convenio colectivo aplicable puede concretar la periodicidad y el formato. En la práctica, las empresas con comité de empresa deben poder generar informes de jornada por empleado o por colectivo para atender estas solicitudes sin dificultad. Un sistema digital lo hace en segundos; un archivo de Excel puede convertirse en días de trabajo.
La Inspección también usa algoritmos: Plan ITSS 2025-2027
El Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025-2027 (publicado en el BOE en septiembre de 2025) establece expresamente el uso de herramientas de análisis de datos e inteligencia artificial para la detección de fraudes laborales. La Inspección cruza registros de jornada con datos de cotización a la Seguridad Social, actividad en plataformas digitales y declaraciones fiscales. Una empresa con registros incoherentes —que declara empleados a media jornada con actividad evidente a tiempo completo, por ejemplo— puede generar una alerta automática sin que ningún inspector haya pisado sus instalaciones. La coherencia de los datos es la mejor protección.
Sanciones: cuánto cuesta el incumplimiento
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica la ausencia de registro de jornada o su manipulación como infracción grave, con multas de entre 751 y 7.500 euros en grado máximo. Si la inspección detecta fraude sistemático —por ejemplo, horas extraordinarias no declaradas de forma reiterada— la infracción puede calificarse como muy grave, con multas de hasta 225.018 euros. A esto hay que sumar las posibles reclamaciones de los trabajadores por diferencias salariales y las contingencias de Seguridad Social derivadas. El coste del incumplimiento supera con creces el de cualquier solución de control horario.
Por qué un sistema digital marca la diferencia
La normativa no obliga a lo digital, pero la realidad práctica sí. Un registro en papel no puede generar un audit trail. Un Excel no puede demostrar que no fue modificado. Ninguna solución manual puede responder en minutos a un requerimiento telemático de la Inspección. Emplyx está diseñado para cumplir no solo con la normativa hoy vigente, sino con los requisitos que el borrador de reglamento de registro digital plantea: registros inalterables, trazabilidad completa, acceso remoto para la Inspección activable al momento, fichaje multidispositivo y fichaje remoto para teletrabajadores sin necesidad de biometría. Si la ley cambia mañana, los clientes de Emplyx ya están del otro lado.